Privacyverklaring

Jouw privacy vinden wij erg belangrijk. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG).

Jouw gegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat Van der Valk allemaal doet met informatie die we over jou te weten komen.

De informatie in deze privacyverklaring heeft betrekking op sollicitanten die via Werken bij Van der Valk solliciteren naar een functie binnen een Van der Valk entiteit.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de Van der Valk entiteit waar je solliciteert. Daar waar je leest "Van der Valk" wordt bedoeld de Van der Valk entiteit waar je solliciteert.

Als je nog vragen hebt of wil weten wat we precies van je bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan deze privacyverklaring.

Inhoudsopgave

• Processen
• Sollicitanten Assessments
• Sollicitanten in portefeuille Ontvangers
• Wijzigingen in deze privacyverklaring
• Jouw rechten
• Technische en organisatorische maatregelen Klacht indienen
• Contactgegevens

Processen
Hieronder vind je de processen die plaats (kunnen) vinden tijdens een sollicitatieprocedure. Per proces kun je zien waarom wij je persoonsgegevens verwerken.

In de tabel eronder zie je welke persoonsgegevens wij verwerken. Soms geven wij je persoonsgegevens door of helpen andere partijen ons bij het verwerken van je persoonsgegevens. Je leest in de tabel wie dat zijn.

Sollicitanten
Doel: Het aannemen van nieuwe medewerkers.

Als je bij ons solliciteert, dan vragen we bij sommig vacatures om om een CV te sturen.

Heb je van de vacature gehoord van één van onze medewerkers? Dan vragen wij je ook om de naam van deze medewerker aan ons te verstrekken. Op die manier kunnen wij de medewerker op passende wijze bedanken voor jouw sollicitatie.

Welke gegevens verwerken wij?	Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens?	Hoelang bewaren wij deze gegevens?	Betrokken partijen
Adres (Volledig adres)	Uitvoeren overeenkomst	28 dagen na einde sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Contactgegevens (Emailadres, Telefoonnummer)	Uitvoeren overeenkomst	28 dagen na einde sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Naam (Volledige naam)	Uitvoeren overeenkomst	28 dagen na einde sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Sollicitatie (Aangedragen door medewerker ja/nee)	Gerechtvaardigd belang	28 dagen na einde sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Sollicitatie (CV)	Uitvoeren overeenkomst	28 dagen na einde sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Sollicitatie (Wel/niet aangenomen)	Uitvoeren overeenkomst	28 dagen na einde sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk

Assessments
Doel: Het inzichtelijk krijgen van de cognitieve vaardigheden en het gedrag van de sollicitant om (mede) te bepalen of er sprake is van een match.

Tijdens de sollicitatieprocedure kan het nodig zijn om een assessment af te nemen om een beter inzicht te krijgen in jouw vaardigheden en geschiktheid voor de functie. Het afnemen van een assessment wordt uitgevoerd op basis van ons gerechtvaardigd belang om te bepalen of jij de juiste kandidaat bent voor de functie waarop je solliciteert.

Je e-mailadres hebben we eerder ontvangen tijdens de sollicitatieprocedure. Hier is sprake van een zogenaamde "verdere verwerking", zoals bedoeld in artikel 6 lid 4 van de AVG. Hiervoor hebben dan ook geen nieuwe grondslag nodig. Daarom staat in onderstaande tabel dat onze grondslag "Uitvoeren overeenkomst" is.

Welke gegevens verwerken wij?	Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens?	Hoelang bewaren wij deze gegevens?	Betrokken partijen
Assessment (Cognitieve vaardigheden, Datum assessment, Gedrag, Sociaal-emotionele eigenschappen)	Gerechtvaardigd belang	Afhankelijk van uitkomst sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, HrmForce.com
Leeftijd (Geboortedatum)	Gerechtvaardigd belang	Afhankelijk van uitkomst sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, HrmForce.com
Geslacht/gender (Geslacht)	Gerechtvaardigd belang	Afhankelijk van uitkomst sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, HrmForce.com
Naam (Volledige naam)	Gerechtvaardigd belang	Afhankelijk van uitkomst sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, HrmForce.com
Contactgegevens (Emailadres)	Uitvoeren overeenkomst	Afhankelijk van uitkomst sollicitatieprocedure	Microsoft Ireland Operations Limited, HrmForce.com

Sollicitanten in portefeuille
Doel: Het bewaren van sollicitaties van sollicitanten voor eventuele toekomstige vacatures.

Het is mogelijk dat er in eerste instantie geen match is bij jouw sollicitatieprocedure. Maar soms willen wij je wel op een later tijdstip benaderen voor een andere vacature. Wij kunnen je daarom vragen of wij je sollicitatiegegevens langer mogen bewaren.

Geef je deze toestemming niet? Dan verwijderen wij jouw gegevens in overeenstemming met de bewaartermijn die je vindt onder "Sollicitanten".

Welke gegevens verwerken wij?	Op welke grondslag verwerken wij deze gegevens?	Hoelang bewaren wij deze gegevens?	Betrokken partijen
Adres (Volledig adres)	Toestemming	1 jaar 1 maand	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Contactgegevens (Emailadres, Telefoonnummer)	Toestemming	1 jaar 1 maand	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Naam (Volledige naam)	Toestemming	1 jaar 1 maand	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk
Sollicitatie (Aangedragen door medewerker ja/nee, CV)	Toestemming	1 jaar 1 maand	Microsoft Ireland Operations Limited, Tellent, Van der Valk

Ontvangers
Hierboven las je welke andere partijen mogelijk ook jouw persoonsgegevens verwerken. De partijen noemen we ‘ontvangers‘. In de tabel hieronder zie je een totaaloverzicht van deze ontvangers. Ook lees je wat zij doen en wat hun contactgegevens zijn. Zo weet je altijd waar je persoonsgegevens worden verwerkt.

Soms verwerkt een ontvanger jouw gegevens niet in de EU. Dat mag niet zomaar. De AVG verplicht ons dan dat wij hiervoor gebruik maken van bepaalde voorgeschreven maatregelen. Dat doen wij natuurlijk ook. Wanneer dit het geval is, lees je hieronder welke maatregel wij dan treffen.

Ontvanger	Toelichting	Gegevens ontvanger
Tellent	Aanbieder Recruitee (recruitment software)	Keizersgracht 313 1016 EE, Amsterdam Nederland
Microsoft Ireland Operations Limited	Microsoft365	One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown P521 D18, Dublin Ierland Buiten de E.E.R. Waarborgen: Adequaatheidsbesluit (United States of America)
HrmForce.com	Online assessments	Solitudolaan 396 1096 DS, Amsterdam Nederland
SteamTalmark	Ontwikkelaar Werken bij Website	Nijverheidsweg 16A 3534 AM, Utrecht Nederland
Valk Services	Beheerder Werken bij Website	Stationsweg 91 3621 LK, Breukelen Nederland

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Van der Valk is altijd in beweging. Het kan zijn dat dit impact heeft op jouw persoonsgegevens. We kunnen bijvoorbeeld meer persoonsgegevens van je gaan verwerken. Of voor andere doeleinden.

Als het nodig is, dan geven wij dat altijd aan. Dat doen we door deze privacyverklaring aan te passen.

Wil je weten vanaf wanneer deze privacyverklaring geldt? Kijk dan helemaal bovenin deze verklaring. Daar staat de ingangsdatum.

Jouw rechten
Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan heb je bepaalde rechten. Wil je hiervan gebruik maken? Stuur ons dan een bericht. Geef daarin aan welk recht (of welke rechten) je wilt uitoefenen. Onze contactgegevens staan onderaan deze privacyverklaring.

Geef altijd duidelijk aan wie je bent. Zo weten wij zeker dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Het kan zijn dat we je verzoek niet kunnen of mogen uitvoeren. Dat hangt van verschillende zaken af. Dat zullen we je wel altijd laten weten. Wil je meer informatie over jouw rechten? Kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Normaal gesproken voeren wij jouw verzoek binnen 1 maand uit. Soms duurt dit helaas langer. Je krijgt dan van ons bericht en wij leggen daarin uit waarom we meer tijd nodig hebben.

Je hebt de volgende rechten:

Recht op inzage
Wil je weten welke persoonsgegevens Van der Valk van jou verwerkt? Dan kun je een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van jou. Of voor meerdere doeleinden. Misschien wil je inzage in maar een deel van deze verwerkingen. Geef daarom bij je verzoek aan waarin je precies inzage wil hebben.

Recht op rectificatie
Blijkt dat jouw persoonsgegevens bij Van der Valk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kun je een aanvullend verzoek doen om je gegevens te laten wijzigen of aanvullen. Je kan om rectificatie vragen als jouw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij jouw gegevens gebruiken op een wijze die volgens jou in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid
Je kan ons vragen om je persoonsgegevens te wissen. Maar wij vinden het belangrijk je te melden dat wij waarschijnlijk niet al je gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen je daar
dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit
Je kan een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als Van der Valk jouw gegevens verwerkt, omdat je daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met jou uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die wij digitaal verwerken. Dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde situaties mag een organisatie jouw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van jouw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. Je kan ons vragen om het verwerken van je gegevens te beperken.

Recht van bezwaar
In twee situaties heb je het recht aan Van der Valk te vragen je persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij jouw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kan je bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens vanwege jouw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming
Verwerkt Van der Valk je persoonsgegevens op basis van jouw toestemming? Dan kan je jouw toestemming altijd intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij jouw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om jouw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om jouw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Transmissiecontrole: SSL-certificaat voor websites om bijvoorbeeld formulieren veilig te verzenden.
• Tevens regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de effectiviteit van de
• technische maatregelen.
• Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen.

Organisatorische maatregelen:

• Werknemers instrueren om sterke wachtwoorden te kiezen of Password Manager te gebruiken, hun scherm te vergrendelen en geen papieren op het bureau te laten liggen.
• Rollen en rechten toekennen in de gebruikte systemen.
• Tevens regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de effectiviteit van de organisatorische maatregelen.

Klacht indienen
Als je een klacht in wil dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kan je een e- mail sturen naar help@valksupport.com. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met jou.

Daarnaast heb je te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Als je vragen hebt of wil weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, dan kan je contact met ons opnemen. Geef hierbij aan bij welke Van der Valk entiteit je wilt solliciteren of hebt gesolliciteerd. Dan zetten wij jouw vraag door. Je mag die betreffende Van der Valk entiteit uiteraard ook rechtstreeks benaderen. De contactgegevens vind je op de website van de betreffende Van der Valk entiteit. Zie hieronder de contactgegevens voor de beheerder van de Werken bij Website.

Van der Valk Services
Stationsweg 91
3621LK, Breukelen
Nederland
help@valksupport.com
088 – 024 6301